Optimiza el inventario del ecommerce con códigos de barras.

Además de facilitar las compras, contar con un sistema de código de barras para tu inventario te permitirá identificar los productos específicos que se encuentran en un establecimiento físico o en las bodegas.

Pero, ¿cómo puedes crear tu propio código de barras? Algo que queremos contarte es que no es muy complicado: solo necesitarás de tu computador y un generador de códigos, que podrás conseguir  buscando en google.

Hemos preparado este artículo para que aprendas sobre los aspectos básicos que debes tener en cuenta para la creación, el uso de códigos de barras para tu tienda en línea y los beneficios de usarlos en los procesos de almacenamiento inteligente.

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¿Qué es un código de barras?

Un código de barras es un identificador único, que se ha representado mundialmente como un gráfico con barras verticales, y se utiliza para hacer seguimiento de la mercancía en múltiples canales.

Estos códigos son legibles por máquina y contienen una dirección, un identificador único e información sobre el producto al cual se le asigna.

• Dirección única: se genera al utilizar un identificador alfanumérico de código de barras que es exclusivo para el producto. 
• Información sobre el producto: los datos se utilizan para identificar el producto, como el número de modelo, el nombre de la marca y la secuencia de caracteres utilizada para crear el código.

Dato importante: el código de barras no es el equivalente a un SKU (Stock Keeping Unit), que es otro tipo de código pero este permite realizar un mejor conteo en bodega y es visible principalmente para los administradores de las tiendas en línea.

¿Cómo puedes crearlos?

Existen diversas plataformas en Internet que te permiten generar tu propio código de barras. Es importante que tengas en cuenta que dentro de esta clasificación de códigos, también se cuentan el QR, BIDI, PDF417, y Datamatrix.

El sistema que se usa para crear un código de barras es el ICI (Código Internacional de Identificación) y sirve para identificar de forma exclusiva los productos y es usado en formato impreso y digital.

La codificación es el nombre del proceso de creación de códigos de barras para los productos que venderás en tu tienda en línea. Antes de iniciar con este proceso, es importante que tengas claro:

• Nombre del artículo y cómo lo vas a nombrar en el eCommerce. Ejemplo: si es maquillaje, debe ser específico, “maquillaje para ojos”
• Número de modelo del producto. 
• Marca.
• Prefijo el código GS1 que identifica el país de origen. Por ejemplo: México utiliza 750 y Colombia los códigos 770 – 771.
• Dígitos que identifican a la empresa: son entre cinco y ocho números, que se deben completar con ceros a la izquierda. 
• Código destinado al producto. Esta información varía de acuerdo con las necesidades del usuario.
• Un último dígito, usado para el control.

¿Qué tipos de códigos existen?

Existen diversos tipos de códigos de barras, y todos ellos tienen diferentes usos, claro está, dependiendo de la industria y del producto. Aunque hemos investigado y existen alrededor de ocho clases de códigos de barras, te mencionaremos cuatro de ellos:

• EAN o European Article Number: este código es usado en más de 100 países, pues permite identificar el origen geográfico, la denominación de la empresa, el producto y un dígito de control. 
• UPC o Código Universal de Producto: se usa con mayor frecuencia en tiendas físicas, pues tiene una combinación de 12 dígitos que permite el control del inventario. En productos pequeños, es conocido como UPC-A o UPC-E. 
• QR o  Quick Response: encabeza la lista de los códigos bidimensionales. Es una matriz que almacena la información generada por un programa en específico y se le conoce como la evolución del tradicional código de barras. 
• BIDI: Es un sistema de codificación que se parece al código de barras, pero es en formato bidimensional. Estructuralmente, es semejante a un código QR.

Este tipo de código de barras necesita de autorización del propietario para su uso, pues permite el acceso a bibliotecas digitales que consolidan catálogos de manera virtual.

¿Cómo funciona un código de barras en una tienda en línea?

Para iniciar con el proceso, como ya te lo contamos, primero debes establecer el tipo de código de barras y agregarlo a todos tus productos.

Después, lo que que sucederá con cada compra, es que cuando un usuario ingresa al eCommerce de tu negocio y solicita un producto, desde el almacén inteligente se escanea con un lector especial el código de barras del producto o la etiqueta que haya sido destinada para agregar el código.

Al final de la compra, se enviará una confirmación al cliente para que finalice la transacción y la compra sea efectiva. En algunos casos, cuando está agotado el producto, tener un código de barras es bastante útil, ya que se notificará al cliente que su pedido podría demorarse por falta de stock.

Cinco motivos por los cuales deberías usar un código de barras en tu ecommerce

Al usar códigos de barras, se utiliza el mismo en toda la empresa y esto te ayuda a tener estadísticas más homogéneas. Además, solo debes tener un lector y un programa especial para escanearlos. Entre otras ventajas, puedes encontrar que: 

1. Agiliza tu proceso de ventas y facilita el registro de los cobros. 
2. Mejora la administración del inventario (stock) y puedes acceder con rapidez a las características de cada producto. 
3. Optimiza tu proceso de seguimiento a la distribución. 
4. Ayuda a disminuir los errores de logística.
5. Permite detectar más rápido qué productos faltan o si han cambiado su categoría por error.

Te interesa leer: Cuatro preguntas clave para gestionar el inventario de tu tienda en línea

‍Los códigos de barras pueden ser muy útiles cuando se trata de gestionar inventario y dar respuestas inmediatas a los clientes. A continuación te explicaremos los beneficios de usar códigos en los procesos de almacenamiento inteligente.

Gestión adecuada del almacenamiento con códigos de barras.

Todos los ecommerce, deberían contar con un proveedor de almacenamiento inteligente; o al menos, con su propia bodega que te permita gestionar de forma eficiente su inventario.

El almacenamiento correctamente gestionado a través de la codificación de códigos de barras para los productos de tu tienda en línea, te permitirá aumentar la eficiencia en la rotación del inventario, y por supuesto, disminuirá el riesgo de entregar el producto equivocado a tus compradores.

Una de las formas de automatizar los procesos de revisión de inventario es la incorporación de códigos de barras, ya que así, en cualquier momento, podrás acceder a la información que te permitirá hacer un seguimiento más certero de la rotación del stock.

Aunque en algunas industrias ya se están incorporando en los procesos algunos alcances de la robótica y la electrónica, queremos acercar a los emprendedores este tipo de tecnologías para que experimenten un crecimiento exponencial de las ventas de su negocio.

Todos los procesos tecnológicos deben estar sobre una base de la orden y esto es precisamente a lo que apunta la implementación de los códigos de barras para el almacenamiento inteligente que permite el registro, ubicación, selección y recuperación de productos guardados en una bodega.

Beneficios que trae el uso de códigos para el inventario en un sistema de almacenamiento inteligente:

1. Ahorros de tiempo en operaciones, por ejemplo, en la búsqueda de un producto.
2. Optimización del recurso humano.
3. Seguridad en los procesos, disminución de los errores en el envío de los productos.
4. Control de la cantidad, calidad y rotación del stock.
5. Generación de reportes más confiables y en tiempo real.
6. Mejoras en el nivel de servicio y en la rapidez de la respuesta.

Optimiza el picking de tus productos usando código de barra.

El picking se refiere al proceso que se realiza para organizar, ordenar y distribuir las órdenes de compras, pedidos y almacenaje en la empresa; más concretamente en el momento en el que se crea una orden en el almacén cuando se realiza un pedido y es hora de recogerlo para llevarlo al cliente final.

Es importante que tengas en cuenta que el picking implica un seguimiento a todos los procesos que están relacionados con la gestión del producto al interior de la bodega, por este motivo es uno de los motores principales en la gestión de la distribución.
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Para que tengas una excelente gestión de picking, debes llevar un minucioso control de costes, recuentos de stock y delegar al personal que esté capacitado para llevar operaciones de seguimiento a través de un ERP o la automatización de actividades dentro de la bodega de almacenamiento.
Si bien la elección de la tecnología y el tipo de código de barras que se utilizarán para la gestión del inventario son muy importantes, queremos compartir contigo una serie de consejos que te permitirán agilizar tus procesos de selección de productos y envío al cliente final.

• Escucha al personal de almacén: quienes están involucrados con los procesos del día a día saben mejor que nadie las problemáticas, mejoras y sugerencias para que se pueda sacar el mejor partido del proceso de almacenaje, etiquetado y distribución.
• Incorpora en tu tienda en línea un software que te permita tener un control del stock: el ecommerce debe estar conectado con un sistema que le permita disponer de datos como mapas del almacén, cantidad de inventarios, ubicaciones en bodega, composición, pendientes de servir, recuentos, entre otros.

Además, como lo hemos comentado anteriormente con la incorporación de los códigos de barras, el sistema debe estar alineado con las salidas de mercancía, preparación y asignación de pedidos, muelles de expedición, control de operaciones, control de transporte.

Recuerda que este tipo de software también debe estar conectado con otras áreas de la organización como finanzas, contabilidad y mercadeo, ya que ellas pueden ayudar a ejercer un control o pensar en estrategias para aumentar la rotación de los productos.

• Ubica la mercancía con mayor rotación lo más cerca del muelle de carga de la bodega. Verifica que cada producto esté debidamente marcado con su código de barras para evitar errores en la distribución.
• Interpreta los indicadores de gestión (KPI) de inteligencia de negocios en tu tienda virtual: al contar con un tablero confiable de datos de movimiento de las ventas por el canal digital, podrás establecer estrategias que permitan mejorar la rotación de los productos.
• Trabaja con terminales móviles: lectores de códigos, impresoras de etiquetas o códigos de barra y QR o tablets, entre otros elementos, te ayudarán a optimizar los tiempos de trabajo y te ayudarán a llevar un mejor control del inventario.

Para tener una logística para ecommerce exitosa, los códigos de barras son una forma rápida y sencilla de hacer un seguimiento de los productos desde su fabricación hasta la puerta del cliente.

Desde el equipo de Melonn queremos brindarte nuestra asesoría para que veas que este sistema, además de necesario para continuar con el crecimiento organizado de tu empresa, es muy sencillo de crear y utilizar.

Estamos seguros de que pronto estarás implementando estas mejoras en tu tienda en línea y estarás listo para vender en diferentes ciudades de Colombia o México.

Natalia Londoño

Comunicadora social - Periodista. SCRUM Master, Product Owner. Estratega y escritora de contenidos digitales. Co-founder en Yellow Submarine Marketing Narrativo.