Guía definitiva: Centros de fulfillment

Con el auge y crecimiento del e-commerce, no hay semana en que no surjan nuevos conceptos para ayudarnos a entender mejor los avances tecnológicos y las herramientas que los acompañan. Uno de estos conceptos es el de fulfillment (cumplimiento) que nos permite entender y agrupar las mejores prácticas en la operación logística de los e-commerce. De la mano de este concepto hay otro que cada día se escucha más seguido en las oficinas de los tomadores de decisiones de los negocios de e-commerce en todo el mundo: Centro de fulfillment (centro de cumplimiento).

¿Qué es un Centro de fulfillment? ¿Por qué es importante para un negocio de e-commerce? El equipo de expertos de Melonn ha preparado esta guía para resolver esas preguntas, facilitar la elección del Centro de fulfillment más adecuado para tu negocio, y evitar errores comunes. 

Índice

01. ¿Qué es un Centro de fulfillment?

Un centro de fulfillment es un lugar diseñado y acondicionado para gestionar y procesar el inventario y las ventas de negocios e-commerce que utilizan diferentes canales de venta. Suelen ser propiedad de operadores logísticos 3PL que ofrecen a sus clientes servicios de fulfillment (cumplimiento). Cuentan con áreas para diferente tipo de mercancía, así como metodologías operativas avanzadas y sistemas para gestionar inventarios, integrar distintas plataformas de e-commerce y otros canales de venta. Se encuentran ubicados en zonas estratégicas, cerca de rutas de transporte.

El objetivo principal de un centro de fulfillment es recibir la mercancía de sus sellers, clasificarla y almacenarla eficientemente durante cortos periodos, preparar los pedidos y añadirlos a la mejor ruta, con el transportista adecuado, para que sean entregados en el menor tiempo posible. Este cumplimiento facilita que las empresas de e-commerce puedan ofrecer a sus clientes una experiencia de compra de calidad, y centrar su atención en áreas como la generación de nuevos clientes.

Entre las funciones principales de un centro de fulfillment tenemos:

• Recepción de mercancía: Ingreso y registro de nuevos productos.
• Almacenamiento de mercancía a corto plazo
• Selección de productos y preparación de pedidos (Picking & packing).
• Entrega de pedidos última milla
• Gestión de devoluciones

02. Diferencias entre Bodega, Almacén, Centro logístico, Centro de distribución y Centro de fulfillment 

Mientras que en las bodegas y almacenes, el inventario no experimenta ninguna transformación, en centros logísticos, centros de distribución y centros de fulfillment se realizan diversos procesos además del almacenamiento, sin embargo hay diferencias importantes entre ellos. A continuación definimos cada uno de estos conceptos y explicamos brevemente sus características principales.

Bodega

Una bodega es un espacio físico en el que se guardan mercancías de forma temporal (corto plazo). Por lo general no cuentan con tecnología, estanterías, ni metodologías de operación. Su tamaño puede variar, pero por lo general son pequeñas, pensadas para acciones rápidas de carga y descarga.

Almacén

Un almacén es un lugar designado para almacenar mercancías a largo plazo. Cuentan con estanterías, metodologías operativas, y la gran mayoría tiene algún Sistema de gestión de almacén (WMS). Suelen ser grandes y encontrarse ubicadas en zonas industriales o periferias de la ciudad.

Centro logístico

Un centro logístico es una instalación diseñada para almacenar y distribuir mercancías. Son propiedad de operadores logísticos y están preparados para atender distintos tipos de almacenamiento (corto plazo, largo plazo, cross-docking, etc…) Suelen ser grandes, contar con áreas para diferentes tipos de mercancía, WMS y metodologías operativas avanzadas, además de encontrarse ubicados estratégicamente cerca de rutas de transporte.  

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Centro de distribución

Un centro de distribución es un punto intermedio en el que se reciben, procesan y redistribuyen los productos. Están pensados para almacenar mercancía temporalmente (corto plazo), antes de redistribuir con intermediarios o cliente final. Su tamaño puede variar, cuentan con tecnología para clasificación y reenvío, y suelen encontrarse cerca de rutas de transporte.

03. Beneficios de usar un Centro de fulfillment para tu negocio ecommerce:

El uso de un centro de fulfillment (o centro de cumplimiento) para un negocio de ecommerce puede ser una estrategia clave para optimizar operaciones, reducir costos y mejorar la experiencia de compra del cliente. A continuación, se describen los beneficios más significativos:

Envíos más rápidos y eficientes

• Al contar con una infraestructura especializada y ubicaciones estratégicas, pueden enviar productos más rápidamente.

Ahorro en costos de logística

• Debido a su volumen de envíos, suelen tener tarifas de envío preferenciales con las principales empresas de última milla.
• Al no tener que invertir en almacenes, personal, equipos y sistemas de logística, los costos fijos relacionados con la gestión de inventario y envío se reducen significativamente.

Gestión de inventario más eficiente

• Cuentan con sistemas avanzados de gestión de inventario que garantizan un seguimiento en tiempo real, reduciendo el riesgo de sobreventa o falta de stock.

Reducción de errores en pedidos

• Menos errores en el empaque y envío de productos en comparación con una operación manual o menos profesionalizada.

Flexibilidad y escalabilidad

• Te permiten escalar tu negocio sin que tengas que preocuparte por limitaciones de espacio o logística. Se adaptan rápidamente a aumentos estacionales de la demanda así como a un crecimiento sostenido.

Mejor experiencia de compra para el cliente

• Al ofrecer una mejor experiencia de compra (tiempos de envío más rápidos, seguimiento, precisión en los pedidos, etc…), la satisfacción del cliente aumenta.

Liberación de recursos y tiempo

• Al tercerizar la logística de tu ec-commerce, puedes centrarte en otros aspectos cruciales de tu negocio, como marketing, desarrollo de productos o estrategia.

Manejo de devoluciones

• Tienen la capacidad para manejar de manera eficiente las devoluciones, reduciendo el impacto negativo en el cliente y el negocio.

Expansión a nuevos mercados

• Si un centro tiene varias ubicaciones, especialmente en diferentes regiones o países, facilita la expansión a nuevos mercados sin tener que establecer una infraestructura logística desde cero.

04. ¿Cómo elegir el Centro de fulfillment adecuado para tu negocio?

Elegir el centro de fulfillment adecuado es crucial para garantizar la eficiencia de tu proceso de cumplimiento. Esto influirá directamente en la satisfacción del cliente, la velocidad de entrega y la gestión de inventarios. Aquí enlistamos algunos de los principales criterios por aplicar en el momento de seleccionar el centro de fulfillment adecuado para tu negocio:

Define tus necesidades específicas

• Tamaño y tipo de producto: No todos los centros están equipados para manejar todos los tipos y tamaños de productos. Si vendes artículos frágiles, grandes o de alto valor, es posible que necesites un centro especializado.
• Volumen de pedidos: Calcula el número de pedidos que generás al mes para determinar la capacidad de almacenamiento que necesitas.
• Cobertura: ¿Vendes a nivel nacional o internacional?, de esto depende que necesites centros en múltiples lugares o uno que esté estratégicamente ubicado.

Considera la ubicación

La ubicación del centro afectará el tiempo y costo de entrega. Lo ideal sería que el centro se encuentre cerca de tus principales mercados, o en su defecto en una ubicación estratégica que se encuentre cerca de las rutas de transporte más importantes.

Tecnología utilizada

Un buen centro de fulfillment debe contar con sistemas avanzados de gestión de inventarios y pedidos para garantizar una operación eficiente. La integración con tu plataforma de ecommerce, así como con tus otros canales de venta (marketplaces, redes sociales) es esencial para una transición fluida.

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Evalúa la flexibilidad y escalabilidad

Es fundamental que el centro pueda adaptarse a tus necesidades cambiantes, ya sea una demanda creciente durante las temporadas altas o la capacidad de manejar nuevos productos.

Analiza los costos

Aparte de los costos directos, considera cargos adicionales como almacenamiento especial, manejo de devoluciones, empaque personalizado, entre otros.

Considera los servicios adicionales

Algunos centros ofrecen servicios como empaque personalizado, gestión de devoluciones, y servicios de atención al cliente. Estos pueden ser valiosos según la naturaleza de tu negocio.

Visita las instalaciones

Si es posible, visita personalmente el centro. Esto te permitirá evaluar su organización, seguridad, limpieza y la tecnología que utilizan.

Analiza los términos del contrato

Antes de comprometerte, revisa a fondo el contrato. Considera los términos de duración, cláusulas de salida, responsabilidades en caso de pérdida o daño, entre otros.

Prueba y evalúa

Antes de hacer una transición completa, realiza una prueba para evaluar la eficiencia del centro. Controla el tiempo de entrega, la precisión de los pedidos, y la calidad del empaque.

05. Errores comunes al trabajar con un Centro de fulfillment y cómo evitarlos

Trabajar con un centro de fulfillment puede ser una experiencia transformadora para un negocio de ecommerce. Sin embargo, si no se maneja adecuadamente, pueden surgir problemas que afecten la operación y la relación con los clientes. Estos son algunos de los errores más comunes y cómo evitarlos:

No investigar suficientemente

Investiga a fondo, realiza visitas si es posible y verifica referencias.

Tecnología no adecuada

Asegurate de que cuente con la tecnología para integrarse con tu plataforma de ecommerce y el resto de tus canales de venta. Las mejores opciones ofrecerán integraciones con las principales plataformas de ecommerce.

Falta de seguimiento constante del inventario

Usa herramientas y sistemas que te proporcionen actualizaciones en tiempo real sobre el nivel de inventario. Mantén una comunicación constante con el centro.

Desconocer todas las tarifas asociadas al servicio.

Pide un desglose detallado de todas las tarifas. Lee el contrato detenidamente y plantea preguntas sobre cualquier cargo que no entiendas.

Falta de comunicacióncon el centro.

Establece canales de comunicación claros y periódicos. Considera programar reuniones regulares para revisar el rendimiento y abordar cualquier preocupación.

Ignorar problemas de calidad.

Toma en serio el feedback de los clientes y aborda rápidamente cualquier problema con el centro.

No prepararse para temporadas altas o eventos promocionales.

Informa con anticipación al centro sobre cualquier evento o promoción que pueda incrementar la demanda. Asegúrate de que tengan la capacidad y los recursos para manejar el aumento.

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No tener políticas claras de devolución.

Define y comunica claramente tus políticas de devolución. Asegúrate de que el centro las entienda y pueda gestionarlas adecuadamente.

No evaluar regularmente el rendimiento del centro.

Establece indicadores de rendimiento clave y revísalos regularmente. Trabaja con el centro para hacer ajustes según sea necesario.

Miedo al cambio.

No te aferres a una mala elección. Si después de intentar resolver los problemas el servicio no mejora, considera buscar alternativas.

Al estar consciente de estos errores y trabajar proactivamente para evitarlos, puedes garantizar una relación fructífera con tu centro de fulfillment y, en última instancia, mejorar la satisfacción de tus clientes.